خطاب التوصية: كيف تكتب خطاب توصية احترافي يضمن لك القبول في أي مكان؟
خطاب التوصية هو بمثابة توثيق رسمي يتم منحه لأحد الأشخاص الراغبين في الالتحاق بأي من الجهات الرسمية للعمل، أو الالتحاق بأي من الجامعات لدراسة الماجستير أو الدكتوراه لتوضيح مدى كفاءة هذا الشخص ومهاراته العملية والأكاديمية. وهناك عدة نقاط هامة يجب مراعاتها عند كتابة خطاب التوصية سنقوم بتوضيحها من خلال مقالنا اليوم.
كيف أكتب خطاب التوصية؟
في حال إن رغبت بقبول هذا الشخص بالهيئة/ الجامعة التي يود التقديم بها، فيجب عليك الإجابة على كافة تلك الأسئلة بالخطاب؟
١_ هل قمت بالعمل فعليًا مع المتقدم؟
٢_ طبيعة المشروعات التي قمت بالإشراف عليها للمتقدم؟
٣_ حجم المهارات التي يمتلكها هذا الشخص؟
٤_ ما هي تعليقاتك الإيجابية تجاه المتقدم؟
تعرف على:
- شرح اقسام اختبار الستيب وكيفية الإجابة على الأسئلة
- تحويل درجة ستيب الى ايلتس والفرق بين اختبار IELTS واختبار STEP
عناصر خطاب التوصية
هناك نحو ٥ عناصر يجب أن تكون متضمنة بخطاب التوصية وهي:
المقدمة الموجزة
من خلالها يتم سرد هوية كاتب الخطاب والعلاقة التي تربطه بمقدم الطلب، والخبرات الشخصية الخاصة بك.
النظرة العامة
يجب أن توضح من خلالها مراكز القوى لمقدم الطلب والتي يتم تقييمها بناءً على اختباراتك له ومدى تأثيرها على الشخص/ الجهة التي ستتلقى هذا الخطاب.
القصة الشخصية
من خلالها يتم سرد أهم السمات التي يتسم بها المتقدم.
البيان الختامي
بموجبه يتم تحديد ما إن كان المتقدم مناسبًا للالتحاق بالمكان الذي يود الالتحاق به.
التوقيع
قم بوضع توقيعك الخاص وكافة بياناتك بشكل مفصل.
نصائح لكتابة خطاب توصية فعال
هناك عدد من النصائح التي يجب عليك الالتزام بها من أجل كتابة خطاب توصية بطريقة احترافية:
الكتابة بإيجابية
يجب أن تدعم المتقدم للوظيفة/ الجهة الأكاديمية بمضمون الخطاب الذي تقوم بكتابته، حيث يُطلب منك توضيح مهارات هذا الشخص ومدى براعته في العمل، والبعد كليًا عن أي تعليقات سلبية.
تنسيق خطاب التوصية
- يتطلب منك تنسيق الخطاب بطريقة احترافية والتي تكمن في النقاط الآتية:
- كتابة بيانات الاتصال خاصتك بالجانب الأيسر بما في ذلك:
- الاسم.
- رقم الجوال.
- بريدك الإلكتروني
- المدينة.
- الولاية.
- الرمز البريدي.
- بعد أن قمت بإدراج البيانات، ابدأ بإدراج مسافة فاصلة وبعدها اكتب التاريخ كالآتي:
- اليوم.
- الشهر.
- السنة
- بيانات الاتصال بمستلم الرسالة:
- الاسم الأول.
- الاسم الأخير.
- البريد الإلكتروني.
- رقم الجوال.
- الرمز البريدي.
- المدينة.
- الولاية.
- التحية الافتتاحية، بعد أن قمت بإضافة بيانات الاتصال للمستلم عليك اختيار تحية مناسبة كافتتاحية لخطاب العمل بما في ذلك:
- عزيزي + اسم للمتسلم الأول + اسمه العائلي.
- عزيزي + الاسم العائلي للمتسلم مباشرةً.
- في حال إن كان هناك سابق معرفة بالمتسلم قم بوضع افتتاحية عزيزي + اسمه الأول فقط.
- إذا كنت تقوم بإرسال خطاب التوصية لجهة معينة فابدأ الخطاب بحملة “لمن يهمه الأمر”.
تعرف على:
هيكل خطاب التوصية
- يتضمن الفقرة الأولى وهي بمثابة افتتاحية
- الفقرة الثانية تتضمن حجة الخطاب
- الفقرة الثالثة تتضمن الخاتمة.
تحية ختامية
لإنهاء الخطاب قم بإضافة مسافة بعد النص المكتوب ويمكنك إضافة عدة جمل مثل:
- مع كامل احترامي.
- شكراً لكم.
- اقدم لكم كل الشكر.
- خالص تحياتي.
الإمضاء في خطاب التوصية
- يتطلب منك إضافة سطرين في الأخير مع وضع اسمك بالكامل.
اختيار الخط
قم باستخدام نوع خط بسيط يتلائم مع نوع الخطاب الذي تقوم بكتابته، وحدد حجم الخط والذي يكون على الأغلب ١٢.
الهوامش
يجب عليك وضع هوامش ومسافات بين الجمل وبعضها البعض حيث يجب أن تفصل بين بيانات الاتصال خاصتك، المحتوى، معلومات المتسلم، والخاتمة.
وضع خاتمة مختصرة
يتطلب منك إدراج خاتمة خطاب بشكل مختصر وسهل، مع الابتعاد عن الجمل غير المفهومة، وعليك أيضاً الاهتمام بالتدقيق اللغوي والشكل العام للمقال.
الأشخاص الذين يتم توصيتهم بكتابة خطاب التوصية
هناك عدة فئات هي الأفضل لكتابة خطابات التوصية وهم:
- الزملاء.
- الأساتذة.
- العمل.
- أصحاب العمل الذين كان يعمل المتقدم لديهم في السابق.
أنواع خطابات التوصية
تتضمن الأنواع الخاصة بخطابات التوصية:
- الخطابات المقدمة للكليات.
- خطابات التوصية للدراسات العليا.
- خطابات التوصية عند التقديم لوظيقة.
- خطابات توصية للحصول على مساعدة مادية.
عدد خطابات التوصية الموصى بها للتقديم بالجامعة
يتفاوت عددها من جامعة لأخرى ولكنها على الأرجح تقدر بنحو 3 من خطابات التوصية ترفق ضمن الوثائق الرسمية الخاصة بك.
هل من الممكن أن أكتب رسالة التوصية بمفردي؟
من أبرز الشروط التي تضعها الجامعات لقبول طلبات التقديم الخاصة بالطلاب، هو تقديم خطابات توصية مكتوبة بواسطة أستاذة قاموا بالتدريس لك في السابق. أما في حال إن اضطررت لكتابتها بنفسك، فيمكنك أن تراسل أستاذك لتوقيعها.
أهمية خطاب التوصية
رسالة التوصية هي أداة داعمة وقوية لأي طلب تقديم سواءً كان وظيفيًا أو أكاديميًا للدراسة في أي جامعة أو الالتحاق بأي منحة دراسية، وبالتالي يجب منحه وقتًا كافيًا واختيار الشخص المناسب الذي سيكتبه لك بعناية اذا لم تكن قادرًا على كتابته، أو في حال لم يكتبه أستاذك أو جهة العمل الخاصة بك.
المصادر
